W branży turystycznej od kilku miesięcy coraz częściej pojawia się temat zmian związanych z raportowaniem do Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego. Początkowo wiele osób traktowało to jako kolejny formalny obowiązek, ale im więcej pojawia się szczegółów, tym wyraźniej widać, że zmiany mogą mocno wpłynąć na codzienną organizację pracy biur podróży.

Od 1 lipca 2026 roku organizatorzy turystyki będą musieli przekazywać dane dotyczące zawieranych umów do centralnego systemu TFG/UFG. Sama idea raportowania nie jest nowa. Zmienia się jednak skala całego procesu oraz poziom kontroli nad danymi, którego system będzie wymagał.

Co dokładnie się zmienia?

Nowe przepisy wprowadzają centralny model raportowania do TFG/UFG. W praktyce oznacza to obowiązek przekazywania danych dotyczących umów, wpłat, zmian rezerwacji czy anulacji bezpośrednio do systemu centralnego.

Dane mają być aktualne, kompletne i przekazywane w określonym standardzie. Kończy się więc model, w którym dokumentacja pozostaje wyłącznie u organizatora i jest udostępniana dopiero podczas kontroli.

Zakres raportowanych informacji obejmuje między innymi:

• dane umowy,
• terminy imprez,
• kierunki wyjazdów,
• informacje o podróżnych,
• płatności,
• dane transportowe,
• zmiany i anulacje rezerwacji.

Co ważne, raportowanie nie kończy się na jednorazowym dodaniu umowy. Jeśli klient dopłaci kolejną ratę, zmieni termin wyjazdu albo pojawi się korekta rezerwacji – dane również trzeba będzie zaktualizować.

Najważniejsze informacje dotyczące nowego wykazu umów TFG

Podczas spotkania dotyczącego nowego wykazu umów pojawiło się kilka kluczowych informacji, które mają duże znaczenie z perspektywy codziennej pracy organizatorów turystyki.

Obowiązek obejmuje umowy zawarte od 1 lipca 2026

Nowe zasady dotyczą wyłącznie umów zawieranych od 1 lipca 2026 roku. Umowy podpisane wcześniej nie będą wymagały „uzupełniania wstecz”, nawet jeśli po tej dacie pojawią się kolejne wpłaty, dopłaty lub raty.

W praktyce oznacza to, że kluczowa będzie poprawnie zapisana data zawarcia umowy.

Liczy się moment podpisania umowy, nie data płatności

To bardzo ważna różnica organizacyjna. O objęciu umowy raportowaniem decyduje data jej zawarcia, a nie termin wpłaty zaliczki czy kolejnych rat.

Dla biur podróży oznacza to konieczność pilnowania poprawnych dat już na etapie tworzenia dokumentów i rezerwacji.

Pierwsze raportowanie obejmie lipiec 2026

Pierwszy obowiązkowy raport będzie dotyczył danych za lipiec 2026 roku i powinien zostać przekazany do 14 sierpnia 2026.

Raportowanie ma odbywać się cyklicznie – dane za dany miesiąc będą przekazywane w miesiącu kolejnym.

Dane będzie można przekazywać na kilka sposobów

TFG przewiduje kilka metod przekazywania wykazu umów:

• integrację przez API,
• import plików CSV lub JSON,
• ręczne wprowadzanie danych przez formularz.

Dla mniejszych organizatorów ręczne uzupełnianie może wydawać się najprostszym rozwiązaniem, jednak przy większej liczbie rezerwacji szybko może stać się czasochłonne i podatne na błędy.

Wpłaty i dopłaty będą wymagały aktualizacji danych

Jeśli umowa została już przekazana do wykazu, a później pojawi się kolejna rata, dopłata lub zmiana związana z płatnością, dane trzeba będzie zaktualizować.

To oznacza, że raportowanie nie kończy się na jednorazowym dodaniu umowy. System i procesy powinny uwzględniać późniejsze zmiany pojawiające się podczas obsługi rezerwacji.

Korekty mają dotyczyć wyłącznie zmienionych umów

W przypadku zmian nie będzie konieczności ponownego przesyłania całego wykazu.

Korekty mają obejmować jedynie te umowy, których dotyczą aktualizacje. To ważna informacja organizacyjna, szczególnie dla biur obsługujących dużą liczbę rezerwacji.

Nowe umowy i korekty będą obsługiwane oddzielnie

Przekazywanie nowych danych oraz aktualizowanie wcześniej wysłanych informacji mają działać jako osobne procesy.

W praktyce oznacza to konieczność kontrolowania:

• które umowy zostały już zaraportowane,
• które wymagają aktualizacji,
• jakie zmiany pojawiły się po wcześniejszym przekazaniu danych.

Przy pracy ręcznej może to oznaczać dodatkowe ryzyko pomyłek i konieczność ciągłego pilnowania statusów poszczególnych rezerwacji.

 

Jak Vakanza pomaga przygotować biuro podróży do nowych obowiązków TFG?

Vakanza to system stworzony dla biur podróży i organizatorów turystyki, którzy chcą uporządkować codzienną pracę i ograniczyć ilość ręcznych czynności związanych z obsługą rezerwacji, dokumentów oraz płatności.

System wspiera cały proces obsługi klienta – od pierwszego kontaktu i rezerwacji, aż po rozliczenia i dokumentację wyjazdu.

Nowe obowiązki TFG oznaczają przede wszystkim większą potrzebę kontroli nad danymi oraz zmianami pojawiającymi się w rezerwacjach.

Vakanza pomaga uporządkować cały ten proces w jednym miejscu. Wszystkie informacje dotyczące klienta, płatności, uczestników i dokumentów są ze sobą powiązane i aktualizują się na bieżąco wraz ze zmianami w rezerwacji.

Dzięki temu biuro podróży nie musi pilnować danych w kilku arkuszach, dokumentach i mailach jednocześnie. Przy pracy na arkuszach i rozproszonych dokumentach bardzo łatwo o sytuację, w której różne osoby pracują na innych danych albo jakaś zmiana zostaje wyłącznie w mailu.

System pomaga biurom podróży, automatycznie zapisując historię zmian, kontrolując płatności i porządkując dane potrzebne do raportowania. Dzięki temu touroperatorzy nie muszą ręcznie przepisywać tych samych informacji pomiędzy dokumentami i mogą dużo łatwiej utrzymać spójność danych wymaganych przez TFG/UFG.

W praktyce oznacza to mniej ręcznej pracy, mniej ryzyka pomyłek i większą kontrolę nad rezerwacjami – szczególnie wtedy, gdy liczba klientów i zmian zaczyna rosnąć.

Umów się na bezpłatną prezentację systemu

Chcesz zobaczyć, jak Vakanza może pomóc Twojemu biuru przygotować się do nowych obowiązków TFG? Umów się na bezpłatną prezentację systemu i sprawdź, jak w praktyce wygląda automatyzacja rezerwacji, dokumentów, płatności oraz raportowania do TFG/UFG.

To dobry moment, żeby spokojnie uporządkować procesy jeszcze przed wejściem zmian od 1 lipca 2026 roku. Podczas prezentacji pokażemy:

• jak działa integracja z TFG/UFG,
• jak system obsługuje zmiany w rezerwacjach,
• jak wygląda kontrola płatności i dokumentów,
• jak ograniczyć ręczne przepisywanie danych,
• jak uporządkować codzienną pracę biura podróży.

Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak Vakanza może ułatwić przygotowanie Twojego biura do nowych obowiązków.

Wszystkie rozwiązania w systemie Vakanza rozwijane są we współpracy z prawnikami specjalizującymi się w prawie turystycznym. Dzięki temu biura podróży mogą mieć pewność, że procesy, dokumenty oraz sposób raportowania są dostosowywane do aktualnych wymogów i realiów działania branży turystycznej.