Płatności

W systemie Vakanza pojawiła się możliwość tworzenia harmonogramów płatności dla wyjazdów. Administrator może teraz dokładnie zaplanować, w jaki sposób klient będzie opłacał wyjazd, dzieląc całkowitą kwotę na kilka rat – np. 2, 3, 4 lub więcej części.

Przy tworzeniu harmonogramu można określić termin płatności każdej raty, dzięki czemu system jasno pokazuje klientowi, kiedy powinna zostać dokonana kolejna wpłata. Informacje o ratach są widoczne zarówno w systemie administracyjnym, jak i w komunikacji z klientem.

Dodatkowo administrator może zdecydować jakie formy płatności będą dostępne dla poszczególnych rat. Pozwala to dopasować sposób rozliczeń do specyfiki wyjazdu lub polityki biura podróży – przykładowo pierwsza rata może być płatna wyłącznie szybkim przelewem, a kolejne raty również przelewem tradycyjnym.

Nowy mechanizm pozwala także rozłożyć droższe wyjazdy na wygodne wpłaty dla klientów, co często ułatwia podjęcie decyzji o zakupie i zmniejsza barierę finansową przy zapisach na wyjazd.

Historia wpłat i statusy płatności

Rozbudowaliśmy moduł płatności o pełną historię wpłat klientów. System zapisuje teraz wszystkie operacje finansowe związane z zamówieniem i działa na saldzie wpłat, dzięki czemu w każdym momencie widać realny stan rozliczeń z klientem.

Klient ma jeszcze czas na dokonanie płatności zgodnie z harmonogramem.

Minął termin płatności, a wymagana wpłata nie została dokonana

Każda wpłata dodana w systemie trafia do historii operacji, gdzie widoczna jest data, forma płatności oraz kwota. Administrator może także rozbijać wpłaty na mniejsze części, co jest szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy klient wpłaca środki w kilku przelewach lub część kwoty dopłaca później.

System zapisuje również zwroty środków, dzięki czemu historia rozliczeń z klientem jest kompletna i przejrzysta. Wszystkie operacje wpływają na saldo zamówienia i automatycznie aktualizują informację o tym, ile pozostało jeszcze do zapłaty.

Wraz z tą zmianą wprowadziliśmy także bardziej czytelne statusy płatności, które pomagają szybko ocenić sytuację finansową zamówienia:

  • Oczekuje na wpłatę – klient ma jeszcze czas na dokonanie płatności zgodnie z harmonogramem.

  • Opłacono – zamówienie zostało w pełni opłacone.

  • Częściowo opłacono – klient dokonał wpłaty tylko części wymaganej kwoty.

  • Nieopłacono – minął termin płatności, a wymagana wpłata nie została dokonana.

Dzięki tym zmianom administrator ma pełny wgląd w historię rozliczeń z klientem, a zarządzanie płatnościami w zamówieniach jest bardziej przejrzyste i uporządkowane.

AKTUALIZACJA

Dodatkowe usprawnienia

Livechat

Dodaliśmy w systemie czat z zespołem Vakanza, który umożliwia szybki kontakt z nami bezpośrednio z poziomu aplikacji. Czat działa codziennie w godzinach 9:00–21:00, dzięki czemu w razie pytań lub problemów można szybko uzyskać pomoc w czasie rzeczywistym.

Historia maili

Dodaliśmy historię maili, która pozwala sprawdzić status wiadomości wysyłanych do klientów bezpośrednio z systemu. Administrator może zobaczyć, czy wiadomość została dostarczona oraz ile razy została otwarta przez odbiorcę.

Doliczanie dodatkowych opłat

Rozszerzyliśmy obsługę dodatkowych opłat w wyjazdach. Administrator może teraz określić, w którym momencie klient ma je opłacić w ramach harmonogramu płatności.

Przykłady ustawienia płatności

Ustawienie 1

Powiadomienie zostanie wysłane przed terminem płatności – Przypomnienie

Ustawienie 2

Powiadomienie zostanie wysłane po terminie płatności, w przypadku braku wpłaty – Przypomnienie o braku płatności za rezerwację

Ustawienie 3

Powiadomienie przed terminem płatności nie jest wysyłane. W przypadku braku wpłaty klient otrzyma jedynie informację w dniu, w którym upływa termin płatności.

Ustawienie 4

Klient nie dostanie żadnego powiadomienia

LISTA WSTĘPNA

W systemie dostępna jest funkcjonalność listy wstępnej, która pozwala zbierać zgłoszenia na wyjazd bez tworzenia od razu pełnej rezerwacji. Klient może zapisać się na taką listę bez zobowiązań i bez podawania wszystkich danych, co pozwala sprawdzić realne zainteresowanie ofertą.

Gdy zbierze się odpowiednia liczba chętnych i biuro zdecyduje się potwierdzić organizację wyjazdu, uczestnicy mogą zostać przeniesieni z listy wstępnej na listę potwierdzoną. Administrator może zrobić to bezpośrednio w systemie, a następnie klient otrzymuje formularz do uzupełnienia pełnych danych.

Dopiero po uzupełnieniu danych tworzona jest właściwa rezerwacja, umowa z klientem, wpis do TFG oraz pojawia się ona w zestawieniach umów. Dzięki temu można bezpiecznie zbierać zgłoszenia i uruchamiać wyjazd dopiero wtedy, gdy zbierze się odpowiednia liczba uczestników.

Jeśli liczba chętnych okaże się zbyt mała i wyjazd nie zostanie zorganizowany, nie powstają żadne umowy ani wpisy do TFG, a biuro nie ponosi z tego tytułu dodatkowych kosztów.

Miejsca zbiórek

Dodaliśmy możliwość tworzenia szablonów miejsc zbiórek, które przyspieszają przygotowywanie nowych wyjazdów. Administrator może zapisać zestaw miejsc, z których biuro standardowo zabiera uczestników, a następnie wykorzystać go ponownie przy kolejnych ofertach.

Dzięki temu nie trzeba za każdym razem wpisywać wszystkich przystanków od nowa – wystarczy wkleić wcześniej przygotowany szablon do wyjazdu, a lista miejsc zbiórek zostanie automatycznie uzupełniona. To szczególnie przydatne dla biur, które organizują wyjazdy z tych samych lokalizacji.